英語での電話応対に苦戦、電話番の日々

これは国内営業も一緒かと思いますが、最初の業務としてよくやるのは電話番です。

ただ、海外営業部の電話番というのは、かなり辛いものがありました。配属が決まってから英語は毎日聞き、勉強していましたが、電話をとっても１度で聞き取れることは稀で、誰からの電話なのかよくわからないことがほとんどで、どの担当者に用があるのか聞き取るのが精一杯でした。あんまり聞き返していると、向こうもこの担当者はわかっていないなということで、担当者の名前をひたすら連呼するだけ、というふうになります。また、メンバーたちのフルネームを覚えていなかったのも盲点でしたが、顧客の中にはファーストネームや愛称で呼び合う場合があり、一体誰なんだと焦ったものです。

先輩のヤンキーからは「とりあえずかけてきた人間の名前と社名、うちの誰に用があるのかだけはしっかり聞いておけ」という指示があり、"I'm all ears"の状態で待ち構えているのですが、何度も聞き逃して相手に先に電話を切られてしまうこと数十回。

「おまえ、やる気あんのか？え？」と最初は怒っていたヤンキーも、ついには「相手は男か、女か？どんな声だ？真似してみろ」と半ば妥協してきました。そうこうしているうちに、かかってきた電話相手を一覧にし、取引先一覧と一緒に並べておくと、だいたいどういうところから電話がかかってくるのか見えてくるようになり、社名や担当者名を聞き取るのがだいぶ楽になりました。

ただ、担当者を指名してくるケースはまだいいとして、いきなり用件を言い出す得意先もいるため、その場合は社名から国を割り出し、すみやかに担当に振る、という感じでした。

最初に覚えた電話でのやり取りは以下のようなものです。

• "Thank you for calling, (company name)."
• "(blah-blah-blah....)"
• "Ah, excuse me but would you speak more slowly please?"
• "(blah-blah-blah....)"
• "I'm sorry but we seem to have bad connection. I can't hear you very well. Who would you like to speak to?"
• "(担当者名), please."
• "May I ask who's calling?"
• "(顧客名)"
• "Just a moment please."

適宜、"Would you like to leave a message?"や"Shall I make him(her) call you back?"等織り交ぜて乗り切りました。

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